Word XP巧制家校联系表

    家校联系是班主任工作的重要环节。家校联系的方式多种多样，如家访、家长会等。而书面联系是比较实用的方法之一。由于种种客观原因，铁路重点学校的班级人数是相当多的，少则每班60余人，多的可达每班80人以上。如何把每个同学在校情况尽可能多地如实地反映给家长，是班主任急待解决的问题，也是涉及教育公平的问题。书面联系的瓶颈在于信息的批量处理。传统的手工操作费时费力，拖累和分散班主任的大量精力。笔者担任班主任工作多年，虽曾乐此不彼却深受其苦。如今有了Word　XP中的邮件合并功能，已是乐之而全无劳苦之感了。现以一例向同行们介绍如下：

　　例：某学期末，重点向家长汇报以下方面，并请家长书面回执：各科各阶段学习成绩、思想品德等级、体育达标情况、教师和班委的期望等。先在EXCEL中输入以上各项（包括表头和具体数据），命名为"期末汇报表.xls" 。如下图所示：

    然后在Word　XP中按以下步骤操作：

　　一、建立空白Word文档，命名为"期末汇报表.doc"在文档中绘制一个表格，填上相关项目，或者直接从"期末汇报表.xls"中COPY过来也可以。其中"教师和班委寄语"可填入相同或不同的话语，包括其进步的方面和有待加强的部分。其余空白处则等待?quot;期末汇报表.xls"中利用邮件合并功能自动填写过来。文档如下图所示：

期末汇报表　　学号　　姓名
思品	政治	语文	数学	英语	物理	化学	历史	地理	信息学	体育	总分
教师和班委寄语
家长回执

　　二、点击工具tools/信函邮件letters and mailings/邮件合并mail merge wizard，这时会出现mail merge对话框，注意下方有6个步骤(step 1 of 6)，按顺序依次点击前3步，出现数据源（my data sources）对话框，文件类型选excel files，找到数据源"期末汇报表.xls"，点击"打开"（open）。之后还要注意选择数据所在的excel工作表。

　三、点击视图view/工具条toolbars/邮件合并mail merge，点击插入合并区(insert merge fields)，在此时出现的对话框中作两个操作，一是在复选框中选中数据区（database fields），二是选择需要的数据项依次插入Word文档表格中的相应位置。这第二个操作一定要有耐心，-------特别是在数据项目较多的时候。而这一步也是十分关键的步骤。

 
 

　四、点击图标《abc》（view merge data）,立刻可见数据模样，一种成功的快感涌上心头。如下图：

　　至此，每个同学的相关数据已全部进入各自的表格之中，并且都在本文档即"期末汇报表.doc"里。不过现在是每个学生的表格各占一页。最后说明一下打印方式。至少有两种方法。一种是直接在本文档中打印，但要在页面设置中将每位同学的表格设为一页才比较方便。第二种则是将全文选中，拷贝到excel中去，再进行调整打印，这样将多位同学的表格放在一页之中会比较方便。值得一提的是在选择汇报和交流项目时，应切实用尊重和发展的眼光看待学生，多一些鼓励，少一点"告状"，多一点沟通，少一点隔阂。这样的家校联系表才能发挥出应有的作用。