Word 2003：用好比较功能

    新一代办公应用软件Office Word 2003新增了一些比较实用的功能，因此备受用户的喜爱，笔者仅就其中的比较功能与朋友们交流。

    一、并排比较文档

    有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较，在以前Word版本中要比较两篇文档是比较困难的，但现在如果你用的是Word 2003，只需单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，就可以使打开的两个Word文档左右排开，您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇文档间的差别，具体使用方法如下：

    打开两篇需要比较的文档，然后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列，同时显示出并排比较工具条，上面有三个按钮，如图1所示。

    图1 并排比较对话框

    第一个是同步滚动按钮 ：可以控制一篇文档在滚动时，与之比较的另一文档是否同时滚动。

    另一个是重置窗口位置按钮 ：当窗口位置发生变化时，单击它，可以恢复到并排比较时的初始状态。

    第三个是“关闭并排比较”按钮，单击它会退出文档比较状态。

    我们还可以用“并排比较”功能来比较一篇文档的不同版本：单击菜单“窗口→新建窗口”命令，为当前文档新增一个窗口，然后执行“并排比较”命令，再改变其中一个窗口的版本，就可以对这篇文档的不同版本进行比较了。

    编辑提示：该功能在Office 2003 其他子程序中有相同的用法。

    二、比较两项所选文本的格式

    有时两个段落看上去不完全一样，但又不确定哪个属性不一样。这就用到了“显示格式”功能，以比较两项所选文本并查看其格式属性的不同之处，具体使用方法如下：

    在“格式”菜单上，单击“显示格式”；选择要进行比较的第一项格式文本，在“显示格式”任务窗格里，在“所选文字”下的第一个框中将会显示一个格式示例；选中“与其他选定内容比较”复选框。

    选择要进行比较的第二项格式文本，在“所选文字”下的第二个框中将会显示一个格式示例。在“格式差异”框中将显示两项所选文本的差异的具体说明。

    若要使第二项所选文本与第一项所选文本的格式相匹配，请单击“所选文字”下第二个框旁边的箭头，然后单击“应用原来选定范围的格式”。

    用户可以在“格式差异”中单击带有蓝色下划线的文本并更正不一致的地方，或在第二项所选文本中作其他修改，如图2所示。

    图2 格式差异对话框

    如果两项所选文本完全一致，则“无格式差别”就会显示在该框中。

    编辑提示：该功能只在Word 2003程序中适用。