只需一招,让你的文档批注有声有色!

　　办公室有位老丁文采不错，经常有同事向他请教，请他帮助改改论文，老丁每次都是有求必应。可他偏偏打字慢，每每看到我的双手在键盘上轻盈地飞舞，总令他羡慕不已。经过我的一番指导，他终于学会了在文档中使用声音批注修订文稿，这样，同事交给的稿件很快就能交差了。

　　本文以Word XP为例，其他版本的Word在操作时稍有差异，请大家仿照。

　　选中文档中需要插入批注的文本，单击“插入”菜单中的“批注”命令，此时弹出“审阅”工具栏，同时在文档的右侧（默认位置）会出现批注框，输入相应的批注文字就可以了。对于突出部分的文字内容，输入时可修改它们的颜色，使其与其他批注文字不同，以示区分。

　　但对于修改工作量较大的地方，老丁总是提出修改的建议，此时可使用声音批注，方法是将插入点移到文档中需要插入批注的位置，单击“审阅”工具栏中的“插入新批注”右侧的下拉列表，选择“声音批注”（如图1所示），此时在文档中出现一个小喇叭，同时弹出录音机程序窗口（如图2所示），单击“录音”按钮就可以录入语音了。录制完成后，单击“停止”按钮，并关闭录音窗口。需要播放该录音时，只需双击小喇叭或右击小喇叭，选择“声音对象”中的“播放”命令。

　　小提示 录音时间达到60秒后再次单击录音按钮可继续录音，但声音过长会导致文档体积的增大，不便于数据的传输。

　　为了更好地使用批注功能，我还顺便告诉了老丁一些小技巧：依次单击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选择其中的“选项”命令，可设置是否显示批注框以及批注框与文本之间的连接线。单击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮，此时在文档下方出现了一个审阅窗格，在这儿可以查看文档的所有批注。如果要删除文档中的所有批注，只需单击“拒绝所选修订”中的“删除文档中的所有批注”就可以了。