批注是审阅添加到独立的批注窗口中的文档注释或者注解，当审阅者只是评论文档，而不直接修改文档时要插入批注，因为批注并不影响文档的内容。批注是隐藏的文字，Word 会为每个批注自动赋于不重复的编号和名称。
|
批注是审阅添加到独立的批注窗口中的文档注释或者注解，当审阅者只是评论文档，而不直接修改文档时要插入批注，因为批注并不影响文档的内容。批注是隐藏的文字，Word 会为每个批注自动赋于不重复的编号和名称。
10.2.1 插入批注
批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。
10.2.1.1 插入文字批注
在文档中插入文字批注可按如下方法进行：
（1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。
（2）选择【插入】菜单中的【批注】菜单项，出现如图10-3 所示的批注窗口。
（3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中单击即可。
（4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批注窗口。
如果要连续插入多个批注，可以在不关闭批注窗口的状态下，在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点，然后单击【插入】菜单中的【批注】菜单项，开始插入新的 批注。
10.2.1.2 插入声音批注
声音批注可以使文档更精彩，但需要完整的录音和放音设备，即需要配置有声卡、麦克风和音箱等。插入声音批注的步骤如下：
（1）选择要插入批注引用的文本，或者把光标移到要插入批注引用的位置。
（2）单击【插入】菜单中的【批注】命令，打开批注窗口。
（3）单击批注条中的【插入声音对象】按钮。系统将打开 Windows 的【录音机】程序，用户可以单击【录音】按钮开始录音，单击按钮停止录音。
（4）录音完毕，关闭【录音机】程序即可。
要听到声音批注，双击批注的声音图标即可。
10.2.2 显示或隐藏批注
每次给文档添加批注时，Word 都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者缩写和编号），打开批注窗口时将显示批注标记。如果关闭了批注窗口，可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮来显示批注标记。由于工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮不但可以显示批注标记，还显示其他非打印字符，包括段落标记和制表符等。如果仅想显示隐藏的文字，可以按照下面的步骤进行：
（1）单击【工具】菜单中的【选项】目录，出现【选项】对话框。
（2）在【选项】对话框中选择【视图】选项卡。
（3）在【格式标记】区中选择【隐藏文字】复选框。
（4）单击【确定】按钮，即可在文档中显示批注引用，如图10-4 所示。
如果要隐藏批注引用，在【选项】对话框中不选中【隐藏文字】复选框即可。
10.2.3 查看批注
由于在Word 文档，有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注，用户只需把鼠标指针指向有批注的文字，文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示，如图10-5 所示。
如果把鼠标指针移到批注上方时没有显示批注的内容，可以单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，打开【选项】对话框，选择【视图】选项卡，然后选中【屏幕提示】复选框即可。
另外，如果用户要按顺序查看每个批注，需要用到Word 提供的【审阅】工具栏。步骤如下：
（1）对着某个工具栏单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【审阅】，显示【审阅】工具栏。
（2）要查看下一个批注，则可以单击【下一批注】按钮。
（3）要查看前一个批注，则可以单击【上一批注】按钮。
如果要查看某位审阅者的批注，可以打开【插入批注】窗口，然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。
10.2.4 更改或删除批注
只要文档中存在批注，那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗口，用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注，把光标移到批注中，单击【审阅】工具栏中的【删除批注】按钮即可删除该批注。
10.2.5 更改批注审阅者
一个文档有多个审阅者，为了便于知道每个志愿者所添加的批注，可以改变批注引用中的用户缩写姓名。步骤如下：
（1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框选择【用户信息】选项卡，如图10-6 所示。
（2）在【姓名】和【缩写】文本框中分别输入审阅者和缩写名称。
（3）如果需要，可以在【通讯地址】中输入审阅者的通讯地址。
（4）单击【确定】按钮。 |
