精兵简政 巧给Office Word文件减肥

 现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料文件也不例外。如我们在Microsoft Word 中打一点儿字，动不动就几十K字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便。那么，我们能不能想想办法，给Word文件“减肥术”呢。笔者在使用Word的过程中想出了几招，供大家参考。

    1、另存法

    可能大家不知道，Microsoft Word在存DOC文件时只是把一些后来的信息存入，这样就会出现哪怕您删除了文档中的内容也会使它的文件越来越大的情况。这时候，只要我们使用“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样反而会使得文件的容量大大减少。

    2、选项法

    使用第一种方法每次都要“另存为”，比较麻烦。其实，只要我们打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项（如图），以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，与第一种“另存为”法等价了。

Word

    另外，如果我们使用了Word 的嵌入字体技术，则在选中“嵌入 TrueType 字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，大大增加文件的大小。

    3、“虚假”法

    在保存之前，单击“文件”菜单下的“页面设置”打开对话框，然后用鼠标任意点击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等标签（其中的内容可以不改动），点击“确定”后再保存。通过这一系列的假动作，您会发现文档也莫名其妙地变小了。

    4、RTF文件法

    我们知道，如果我们把Word文件保存为文本文件，那毫无疑问，文件肯定会小很多，但关键是保存成了文本文件后，其中的格式会丢失。而我们试着另存为一RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能够被许多Windows应用程序所支持，同时容量还会大大地减少，如笔者一73K的DOC文件保存为RTF文件后只有13K了。