更快捷更高效 Word办公实用技巧三则
【IT168 实用技巧】Word实用技巧三则，让你使用Word时更便捷、高效。
一、使用目录，让文章一目了然
有的文本（如说明、总结、报告、讲话等）长达几十页，读者需花较长时间逐页翻看，才能了解其内容，这在时间就是金钱的今天势必会失去很多读者，也必将给作者本人带来损失。那么如何才能让读者快捷地了解你要表达的内容？办法很简单，只需在文本前面将内容的纲提取出来。如何提取纲？切莫采取打出来的办法，Word已经为我们提供了快捷途径，即插入索引和目录，其过程是：
1．首先对文章中的各级标题进行样式设置。如将一、二、……这一级标题设置样式为：标题1，将1、2、……这一级标题设置样式为：标题2，依次类推。
由于Word中默认的标题1、标题2等样式的字体、字形、字号等格式设置可能与作者的要求不一致，可将光标定位于某一标题处，单击“格式”菜单→“样式”命令，打开“样式”文本框，单击“更改” 按钮进行设置。
2．对各级标题进行样式设置后，将光标定位于欲插入目录的位置，单击“插入”菜单→“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，打开“目录”选项卡，进行合适的设置后单击确定按钮，即可自动提取出目录来。
需说明的是，此时提取的目录内容的格式亦为Word的默认格式，可按更改标题样式的步骤进行更改。对于目录1格式的更改，只需将光标定位于整个目录的起始处（图1），此时在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中显示“目录1”，然后按步骤更改即可；但对于其余目录，如目录2，需将其选中后（图2），在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中才显示“目录2”，此时方可进行更改。
| 图1 |
| 图2 |
二、使用分节，实现不同页面混排
使用Word时常遇到这样的情况，有的文本包含大的表格，由于页面限制而分布在几页中，打印后表格内容分散，不便于阅读；有的文档中的表格因较宽，需使用横向页面，而致纵横混排。在这样的情况下，大家往往采取将表格单独用一个文档处理，打印后再装订在一起。这个办法虽然可行，但一般会带来自动插入页码的不连续性。虽然可采取办法使页码连续，但比较麻烦。正规的做法是采取分节设置，实现不同页面混排来解决问题，比较简单。下面以第1种情况为例说明做法。
1．将光标定位于文档中表格开始处，单击“插入”菜单→“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，设置分节符类型为“下一页”后单击确定按钮进行分节。
2．单击“文件”菜单→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，打开“纸型”选项卡，根据表格大小选择合适的大页面，使整个表格位于１个页面中。单击确定按钮后会出现图所示对话框（图3），单击“忽略”按钮完成设置。当没有大页面时可自定义。
| 图3 |
3．单击“插入”菜单→“页码”命令，打开“页码”对话框，进行合适的设置后，单击“确定”按钮插入页码。
4．通过上述步骤，只完成了设置，还必须正确打印方能解决问题。正确的打印方法是将表格页单独打印，应将“打印” 对话框中的“页面范围”设置为“当前页”，“缩放”设置为“按纸型缩放”并选择合适的小页面。
