用EXCEL轻松的准备考前工作

mydiannao Office&WPS 09-12 2140 0

    大考在即，主任要求“考务工作必须电子化”，为了万无一失，还特意提供给班主任一份考务工作流程图：

    考前：考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号

    考后：录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表

　　既然任务已经明确，先把考前的准备工作做好吧！具体工作包括：考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号

　　1、单科成绩册的编制和准考证号的自动编制

　　（1）我负责的班级这次考试共7门课程，为了区分科目，只需在EXCEL表头处设置“科目”、“班级”和“任课教师姓名”等。考生的姓名可以从学生学籍表中提取，考号如何编制和处理呢？为了以后登分和查找方便，考号基本按学籍号顺序把整个年级的考号放在一起编码。编码由两部分组成：①考场编号（三位数字），②班内顺序号（三位数字）。为了加快录入速度，分别把它们放在两列中，这样可以分别进行填充。

　　（2）新建工作表“考场编号”（如图1），从学生学籍表中复制“姓名”列置于该表A列，首先设置B（准考证号）、C（班内编号）、D（考场编号）列的数据格式为文本方式。
　　

　　（3）在B2单元格输入公式“=D2&C2”（其中的“&”为连接运算，将“考场编号”和“班内编号”连接成一个字符串），用鼠标选中B2单元格，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，双击鼠标（这可是本人总结出来的最快的填充方法，下称“双击填充法”）即可将该公式自动填充至最后一个考生（因为此时还没有在C、D列输入数据，暂时B列中数据也没有出现）。在C2单元格中输入“001”，C3单元格输入“002”，用鼠标拖动区域C2：C3，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，用上述“双击填充大法”即可对全班学生顺序编号。然后每隔30人（一个标准考场）插入一空行，在D2和D3单元格中全部输入“001”，同样用“双击填充大法”迅速将第一考场的编号全部填充。此时B2：B31单元格已经全部自动填上了考生的准考证号。对第二考场，只需在D33和D34格中输入“002”，并向下填充即可。

2、打印考场记录单

　　考场记录单是供监考教师监考时核对考生数目和身份时用的。在上述“考场编号”工作表中，利用Excel的“分类汇总”功能，可以快速方便的达到这一目的。操作步骤如下：

　　（1）在表中单击任一数据单元格，在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。

　　（2）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列（“考场编号”列）。

　　(3）在“汇总方式”下拉列表框中，选择“计数”。

　　（4）在“选定汇总项（可有多个）”框中，复选“考场编号”框。

　　（5）复选“每组数据分页”选项，以便每个考场单打印一页。其他两项“替换当前分类汇总”和“汇兑结果显示在数据下方”可根据情况选定。

　　（6）单击[确定]，考场记录单就已经做好了（如图2）。　　

　　（7）为了使每一页都打印同样的表头：“2001年期末考试第X考场考场单”，单击菜单“文件→页面设置→页眉/页脚→自定义页眉(C)……”，进行相关设置。为了更加美观，在“页面设置”的“页边距”窗口复选“水平居中”和“垂直居中”，并定义好纸张的大小。

　　说明：

　　（1）“分类汇总”前，必须按“考场编号”列排序，本例中已经是排好顺序的。

　　（2）对“分类汇总结”的结果不满意时，可以清除“分类汇总”，Excel将同时清除分级显示和插入“分类汇总”时产生的所有自动分页符。方法是：单击任一单元格，在“数据”菜单中，选择“分类汇总”命令，单击[全部删除]按钮。

3、打印准考证号码条

　　准考证号码条一般粘贴在课桌左上角，供考生寻找自己的座位用，过去主要靠手工抄写的方法完成。这里我用Word的“邮件合并”功能巧妙地完成了这一任务。方法如下：

　　启动Word 2000，执行“工具”菜单下的“邮件合并”命令，弹出“邮件合并帮助器”，首先在当前窗口创建一个邮件标签。依次点击“创建→邮件标签→活动窗口”，然后点击[获取数据]按钮，在下拉列表中选“打开数据源”，在文件类型列表框中把文件类型改为“MS Excel工作簿”，打开刚才“考场编号”工作表，按[确定]按钮。接着设置主文档，点击[新建标签]按钮，弹出如图3所示“新建自定义标签”对话框。　　　　