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Microsoft Excel 2000 单条记录输出三板斧

Excel 2000本身不知何故,并不支持单条记录的输出,如果想把Excel 2000里的通讯录一条一条打出来,倒也成问题。来来来,且看我三板斧是如何让它乖乖就范的!

    一板斧:Access转移大法

    不能眼睁睁看着Excel 2000干着急吧,换个思路,打入Access内部,让它助我一臂之力。

    比起Excel 2000 来说,Access才能算是个数据库,毕竟Excel 2000大名还只是“电子表格”,没敢起得太夸张。Access能做报表,所以不妨拿来一用。打开Access ,点击“文件”菜单下的“获取外部数据”,再选择“导入”,这是惯用手法,只要涉及到数据搬家,可能都会见到类似的操作,你可得记住了。

    再在“文件类型”中选择Excel 2000 ,选中做好的Excel 2000通讯录文件,导入,可能有一堆选项,不用管它,因为我们的目的就是要数据,所以可以直接按“完成”,不过想了解一下Access 导入数据的过程,也不妨一步一步跟着走走看,只需点“下一步”即可。最后Access 自然会接收到Excel 2000 表格中的数据。

    下面就可以输出了,前面已经说了,要借“报表”一用,所以要先新建一个报表,看看弹出的对话框里的各个选项,“标签向导”比较合适(如图1)。

 
图1

    别忘了选下面的数据来源表或查询,现在只有一个由Excel 2000导入的Sheet1表,确定后弹出标签向导(如图2)。

 
图2

    因为导入表的时候没管它的字段名,所以现在只能看到“字段1”、“字段2”这些不知其所以的名字,还好目前表还简单,而且我们知道按顺序选择没有错,所以也无大碍,不过如果表复杂,你就得考虑在导入的时候做点设置了。

    有了数据以后,还可以设计标签布局、确定变量位置,此外还能加一些线条、边框之类的修饰,我们暂且不去精心设计,因为就我个人观点,这种方法相对比较麻烦,我还有更好的办法。最基本的输出如下(如图3)。

图3

    不管怎么样,也算是能够达到目的了。

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